1. INTRODUÇÃO

O HMB HOTELS, só utilizará os Dados Pessoais (físicos e online) dos seus clientes (efetivos ou potenciais) para finalidades claramente identificadas e com o devido consentimento do cliente para o efeito.

-DADOS PESSOAIS

Dados Pessoais são todas as informações, de qualquer natureza e independentemente do respetivo suporte, relativas a uma pessoa singular, direta ou indiretamente identificada ou identificável.

2. RECOLHA DE DADOS

No âmbito da sua atividade, o grupo HMB HOTELS pode solicitar aos seus clientes, efetivos ou potenciais, presencialmente, por telefone, por e-mail ou através do seu site com domínio próprio, os seguintes Dados Pessoais:

• Nome
• Número, entidade emissora e validade do Cartão de Identificação Civil
• Género
• Data de Nascimento
• Telefone
• Telemóvel
• Morada
• E-mail
• Número de Identificação Fiscal
• Dados do Cartão de Crédito (para efeitos de cobrança)

Os referidos Dados Pessoais podem ainda ser obtidos através de parceiros, empresas associadas ou entidades oficiais, sendo necessário para o efeito que os respetivos titulares tenham autorizado a sua cedência.

3. TRATAMENTO DOS DADOS

O tratamento dos Dados Pessoais recolhidos pelo HMB HOTELS é efetuado em conformidade com a legislação aplicável, de forma leal para com os respetivos titulares e garantindo a privacidade destes.

O tratamento destina-se a finalidades claramente identificadas, objetivas e legítimas para as quais os titulares dos Dados Pessoais tenham prestado o seu consentimento.

Os titulares do Dados Pessoais poderão retirar o seu consentimento, no entanto, tal não compromete a legalidade do tratamento efetuado com base no consentimento previamente prestado.

Poderá ocorrer tratamento de Dados Pessoais, sem necessidade de consentimento dos respetivos titulares, se o mesmo for necessário para o cumprimento de obrigações legais a que o grupo HMB HOTELS esteja obrigado, como por exemplo: para concretização de um contrato em que os titulares sejam parte, para procedimentos pré-contratuais a pedido dos titulares ou para defesa de outros direitos fundamentais dos titulares ou de terceiros.

O tratamento de Dados Pessoais inclui a sua:

• Recolha
• Organização
• Conservação
• Consulta
• Utilização
• Adaptação
• Alteração
• Registo
• Recuperação
• Colocação à Disposição

4. FINALIDADE DO TRATAMENTO DOS DADOS

O tratamento dos Dados Pessoais solicitados aos clientes destina-se a:

• Cumprir as obrigações legais a que o HMB HOTELS está obrigado enquanto agente económico prestador de serviços hoteleiros, nelas se incluindo a prestação de informação às entidades competentes (Serviço de Estrangeiro e Fronteiras, Autoridade Tributária e Instituto Nacional de Estatística, entre outras);
• Concretizar procedimentos pré-contratuais e contratuais solicitados pelos clientes;
• Prestar todo o tipo de serviços hoteleiros, neles se incluindo os serviços de alojamento, restauração, lavandaria, parqueamento de viaturas e programas turísticos, entre outros que habitualmente são prestados em estabelecimentos hoteleiros;
• Faturar e cobrar aos clientes os serviços prestados;
• Contactar os clientes por via telefónica, correio postal, correio eletrónico ou outro meio de comunicação;
• Informar os clientes sobre novos produtos e serviços, ofertas, campanhas, promoções, informação atualizada ou outros conteúdos, incluindo newsletters e inquéritos de opinião, bem como para ações de marketing em geral do HMB HOTELS;
• Melhorar a experiência de utilização do site;
• Registo do utilizador no site;
• Permitir o acesso a áreas restritas do site;

Nos sites com domínio próprio, o HMB HOTELS recolhe ainda informação relativa às caraterísticas do dispositivo de hardware dos utilizadores e do seu browser/software, assim como informação sobre as páginas visitadas dentro dos sites.

Aos utilizadores desses sites, será requerido o consentimento para a criação e gravação nos respetivos computadores de um ficheiro de texto (Cookie) para permitir uma maior facilidade e rapidez no acesso aos sites, bem como a sua personalização de acordo com as preferências dos utilizadores.

5. PRAZO DE CONSERVAÇÃO DOS DADOS

O período de tempo durante o qual os Dados Pessoais são armazenados e conservados varia de acordo com a finalidade para a qual a informação é tratada, existindo exigências legais que obrigam a conservar os dados por um período de tempo.

Sempre que não exista uma obrigação legal específica, os Dados Pessoais serão armazenados e conservados apenas pelo período necessário para as finalidades que motivaram a sua recolha ou o seu posterior tratamento.

6. TRANSFERÊNCIA DE DADOS

Os Dados Pessoais recolhidos não são partilhados com terceiros sem consentimento dos respetivos titulares, salvo se:

• Tal for necessário para o cumprimento de uma obrigação legal a que o HMB HOTELS esteja sujeito;
• Os titulares contratarem por intermédio do HMB HOTELS serviços prestados por outras entidades responsáveis pelo tratamento de Dados Pessoais, em que estes poderão ser consultados ou acedidos por essas entidades, na medida em que tal seja necessário à prestação dos referidos serviços;

Ocorrendo uma transmissão de Dados Pessoais a terceiros, serão desenvolvidos os esforços considerados razoáveis para que o transmissário os utilize de forma adequada com a presente Política de Privacidade.

7. ENTIDADES SUBCONTRATADAS

No âmbito do tratamento de Dados Pessoais, o HMB HOTELS recorre ou poderá recorrer a entidades terceiras, por si subcontratadas, para, em nome do próprio e de acordo com as instruções por este fornecidas, procederem ao tratamento de Dados Pessoais, em conformidade com a legislação vigente e com a presente Política de Privacidade.

Estas entidades subcontratadas não poderão transmitir os Dados Pessoais a outras entidades sem que o HMB HOTELS tenha dado, previamente e por escrito, autorização para tal, estando também impedidas de contratar outras entidades sem autorização prévia.

O HMB HOTELS assume o compromisso de subcontratar apenas entidades que ofereçam a máxima segurança na execução das medidas técnicas e organizativas adequadas, de forma a garantir a defesa dos direitos dos titulares dos Dados Pessoais.

8. DIREITOS DOS TITULARES DOS DADOS

Os titulares dos Dados Pessoais têm os seguintes direitos:

Direito à Informação

Os titulares dos Dados Pessoais têm o direito a ser informados sobre:

• Os contatos do Encarregado da Proteção de Dados ou a inexistência deste;
• As finalidades do tratamento a que os Dados Pessoais se destinam, bem como, se aplicável, as razões legais para o tratamento;
• No caso de o tratamento dos Dados Pessoais se basear em interesses legítimos do HMB HOTELS ou de um terceiro, a que os interesses se reporta;
• O prazo de conservação dos Dados Pessoais;
• O direito de requerer ao HMB HOTELS a permissão aos Dados Pessoais, bem como a sua correção, eliminação ou limitação, o direito de se opor ao tratamento e o direito à acessibilidade dos dados;
• Se o tratamento dos Dados Pessoais se basear no consentimento do titular, o direito de o retirar em qualquer altura, sem comprometer a legalidade do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado;
• O direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados ou de outra autoridade de controlo;
• No caso de os Dados Pessoais não serem recolhidos diretamente pelo HMB HOTELS junto do respetivo titular, o mesmo poderá ser informado acerca da origem dos dados;
• Caso o HMB HOTELS pretenda proceder ao tratamento posterior dos Dados Pessoais para um fim que não seja aquele para o qual os dados foram recolhidos, antes desse tratamento o HMB HOTELS fornecerá ao titular informações sobre esse fim e quaisquer outras informações de interesse, nos termos acima referidos.

Direito de Acesso

O HMB HOTELS garante os meios que permitem a consulta pelo titular aos seus Dados Pessoais.

O titular tem o direito de obter do HMB HOTELS a confirmação de que os Dados Pessoais que lhe dizem respeito são ou não objeto de tratamento e, sendo o caso, o direito de aceder aos seus Dados Pessoais e às seguintes informações:

• As finalidades do tratamento dos dados;
• As categorias dos Dados Pessoais em questão;
• Os destinatários ou categorias de destinatários a quem os Dados Pessoais foram ou serão divulgados
• O prazo de conservação dos Dados Pessoais;
• Se os dados não tiverem sido recolhidos junto do titular, as informações disponíveis sobre a origem desses dados;
Mediante solicitação, o HMB HOTELS fornecerá ao titular, a título gratuito, uma cópia dos seus Dados Pessoais que se encontram em fase de tratamento.

O fornecimento de outras cópias solicitadas pelo titular poderá implicar o pagamento de custos administrativos.

Direito de Retificação

O titular tem o direito de solicitar, a qualquer momento, a retificação dos seus Dados Pessoais e, bem assim, o direito a que os seus Dados Pessoais incompletos sejam completados, incluindo por meio de uma declaração adicional.

Em caso de retificação dos dados, o HMB HOTELS comunica a cada destinatário a quem os dados tenham sido transmitidos a respetiva retificação, salvo se tal comunicação for considerada impossível ou implicar um esforço desproporcionado para o HMB HOTELS.

Direito ao Apagamento

O titular tem o direito de obter, por parte do HMB HOTELS, a eliminação dos seus Dados Pessoais quando se aplique um dos seguintes motivos:

• Os Dados Pessoais deixarem de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento;
• O titular retirar o consentimento em que se baseia o tratamento dos Dados Pessoais e não existir outro fundamento jurídico para o referido tratamento;
• O titular se opuser ao tratamento ao abrigo do direito de oposição e não existirem interesses legítimos prevalecentes que justifiquem o tratamento;
• Caso os Dados Pessoais sejam tratados ilegalmente;

Nos termos legais aplicáveis, o HMB HOTELS não tem a obrigação de eliminar os Dados Pessoais na medida em que o tratamento se revele necessário ao cumprimento de uma obrigação legal a que o HMB HOTELS esteja sujeito ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito do HMB HOTELS num processo judicial.

Em caso da eliminação dos Dados Pessoais, o HMB HOTELS comunica a cada destinatário/entidade a quem os dados tenham sido transmitidos o respetivo apagamento, salvo se tal comunicação se revelar impossível ou implicar um esforço desproporcionado para o HMB HOTELS;

Direito à Limitação

A limitação consiste em inserir uma marca nos Dados Pessoais conservados com o objetivo de limitar o seu tratamento no futuro.

O titular tem o direito de obter, por parte do HMB HOTELS, a limitação do tratamento dos Dados Pessoais se aplicar uma das seguintes situações:

• Se contestar a exatidão dos Dados Pessoais, durante um período que permita ao HMB HOTELS verificar a sua exatidão;
• Se o tratamento for ilícito e o titular se opuser à eliminação dos dados, solicitando, em contrapartida, a limitação da sua utilização;
• Se o HMB HOTELS já não precisar dos Dados Pessoais para fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial;
• Caso o titular se tenha oposto ao tratamento, até se verificar que os motivos legítimos do HMB HOTELS prevalecem sobre os do titular;
• Quando os Dados Pessoais do titular sejam objeto de limitação, só poderão, à exceção da conservação, ser tratados com o consentimento do titular ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial, de defesa dos direitos de outra pessoa singular ou coletiva, ou por motivos de interesse público legalmente previstos.

O titular que tiver obtido a limitação do tratamento dos seus Dados Pessoais nos casos acima referidos será informado pelo HMB HOTELS antes de ser anulada a limitação ao tratamento.

Em caso de limitação do tratamento dos Dados Pessoais, o HMB HOTELS comunicará a cada destinatário a quem os dados tenham sido transmitidos a respetiva limitação, salvo se esta comunicação se revelar impossível ou implicar um esforço desproporcionado para o HMB HOTELS.

Direito de Oposição

O titular tem o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos seus Dados Pessoais que assente no exercício de interesses legítimos prosseguidos pelo HMB HOTELS ou quando o tratamento for efetuado para fins que não sejam aqueles para os quais os Dados Pessoais foram recolhidos.

Nessa circunstância, o HMB HOTELS cessará o tratamento dos Dados Pessoais, salvo se apresentar razões urgentes e legítimas para esse tratamento que prevaleçam sobre os interesses, direitos e liberdades do titular, ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito do HMB HOTELS num processo judicial.

Quando os Dados Pessoais forem tratados para efeitos de comercialização direta (Marketing ou Telemarketing), o titular tem o direito de se opor a qualquer momento ao tratamento dos dados que lhe digam respeito para os efeitos da referida comercialização.

Caso o titular se oponha ao tratamento dos seus Dados Pessoais para efeitos de comercialização direta, o HMB HOTELS cessa o tratamento dos dados para esse fim.

O titular tem ainda o direito de não ficar sujeito a nenhuma decisão tomada exclusivamente com base no tratamento automatizado, incluindo a definição de perfis, que produza efeitos na sua esfera jurídica ou que o afete significativamente de forma similar, salvo se a decisão:

• For necessária para a celebração ou a execução de um contrato entre o titular e o HMB HOTELS;
• For autorizada por legislação a que o HMB HOTELS estiver sujeito;
• For baseada no consentimento explícito do titular.

Direito à Portabilidade

O titular tem o direito de receber os Dados Pessoais que lhe digam respeito e que tenha fornecido ao WELCOME IN – SUITES & HOSTEL num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática.

O direito de portabilidade não inclui dados inferidos nem dados derivados, ou seja, Dados Pessoais que sejam gerados pelo WELCOME IN – SUITES & HOSTEL como consequência ou resultado da análise dos dados objeto de tratamento.

O titular tem o direito a que os seus Dados Pessoais sejam transmitidos diretamente entre os responsáveis pelo tratamento, sempre que tal seja tecnicamente possível.

Direito de Apresentação de Reclamação

Os titulares dos Dados Pessoais têm o direito a apresentar reclamação junto da Autoridade de Controlo (Comissão Nacional de Proteção de Dados), através do site www.cnpd.pt.

O direito de acesso, o direito de retificação, o direito de eliminação, o direito à limitação, o direito de portabilidade e o direito à oposição podem ser exercidos pelo titular mediante contacto com o Encarregado de Proteção de Dados do HMB HOTELS, através do email comercial@hmbhotels.pt.

O HMB HOTELS dará resposta por escrito (incluindo por meios eletrónicos) ao pedido do titular no prazo máximo de um mês a contar da receção do pedido, salvo em casos de especial complexidade, em que esse prazo pode ser prolongado até dois meses.

Se os pedidos apresentados pelo titular forem manifestamente injustificados ou excessivos, nomeadamente devido ao seu carácter repetitivo, o HMB HOTELS reserva-se o direito de cobrar custos administrativos ou de recusar-se a dar seguimento ao pedido.

9. MEDIDAS TÉCNICAS ORGANIZATIVAS E DE SEGURANÇA IMPLEMENTADAS

Para garantir a segurança dos Dados Pessoais e a sua máxima confidencialidade, o HMB HOTELS trata a informação de forma absolutamente confidencial e de acordo com os termos e condições legalmente previstos.

Em função da natureza, do âmbito, do contexto e das finalidades do tratamento dos Dados Pessoais, bem como dos riscos decorrentes do tratamento para os direitos e liberdades dos titulares, o HMB HOTELS compromete-se a aplicar, tanto no momento de definição dos meios de tratamento como no momento do próprio tratamento, as medidas técnicas e organizativas necessárias e adequadas à proteção dos Dados Pessoais e ao cumprimento das imposições legais.

Compromete-se ainda a assegurar que, por defeito, só sejam tratados os dados que forem necessários para cada finalidade específica do tratamento e que esses dados não sejam disponibilizados sem intervenção humana a um número indeterminado de pessoas.

A comunicação entre os dispositivos dos titulares dos Dados Pessoais e o site do HMB HOTELS é efetuada através de canais seguros e de comunicações que utilizam o protocolo HTTPS e o padrão de segurança SSL.

Com vista a garantir a privacidade e a segurança dos Dados Pessoais dos seus clientes e colaboradores, o HMB HOTELS implementou as seguintes medidas técnicas organizativas e de segurança:

• Os Dados Pessoais recolhidos são adequados, justificados e limitados ao estritamente necessário para as finalidades para as quais são tratados;
• Os Dados Pessoais são exatos e atualizados;
• Os Dados Pessoais são conservados de uma forma que permite a identificação dos titulares apenas durante o período necessário às finalidades para as quais os dados são tratados;
• Os Dados Pessoais são tratados de forma a garantir a sua segurança, incluindo a proteção contra o seu tratamento não autorizado ou ilegal e contra a sua perda, destruição ou dano imprevisto;
• Adotou regras internas que asseguram o rápido e efetivo exercício dos seus direitos pelos titulares dos Dados Pessoais e a implementação para tal efeito de procedimentos gratuitos para estes;
• Assegurou a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência permanentes dos sistemas e serviços de tratamento;
• Assegurou a capacidade de restabelecer a disponibilidade e o acesso aos Dados Pessoais de forma atempada em caso de incidente físico ou técnico;
• Avalia cuidadosamente e implementa medidas e procedimentos técnicos e organizacionais adequados desde o início para garantir que o tratamento está em conformidade com a legislação vigente e protege os direitos dos titulares dos dados;
• Protege os dados por defeito, ou seja, assegura que são colocados em prática mecanismos para garantir que, por defeito, apenas será recolhida, utilizada e conservada para cada tarefa, a quantidade necessária de Dados Pessoais, obrigação esta que se aplica à extensão do seu tratamento, ao prazo de conservação e à sua acessibilidade.

10. VIOLAÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Em caso de violação de dados e na medida em que tal violação seja suscetível de implicar um elevado risco para os direitos e liberdades do titular, o HMB HOTELS compromete-se a comunicar a violação de Dados Pessoais ao titular em causa no prazo de setenta e duas horas a contar do conhecimento do incidente.

O HMB HOTELS compromete-se a notificar a Autoridade de Controlo no mais curto espaço de tempo possível, sem demora injustificada e, sempre que possível, até setenta e duas horas após ter tido conhecimento da violação de dados.

Nos termos legais, a comunicação ao titular não é exigida nos seguintes casos:

• Caso o HMB HOTELS tenha aplicado medidas de proteção adequadas, tanto técnicas como organizativas, e essas medidas tenham sido aplicadas aos Dados Pessoais afetados pela violação de Dados Pessoais, especialmente medidas que tornem os Dados Pessoais incompreensíveis para qualquer pessoa não autorizada a aceder a esses dados, tais como a cifragem;
• Caso o HMB HOTELS tenha tomado medidas subsequentes que assegurem que o elevado risco para os direitos e liberdades do titular já não é suscetível de se concretizar;
• Caso a comunicação ao titular implique um esforço desproporcionado para o HMB HOTELS, fará uma comunicação pública ou tomará uma medida semelhante através da qual o titular será informado.

11. RESPONSÁVEL PELA PROTEÇÃO DE DADOS (DPO)

Não foi designado DPO em virtude de o HMB HOTELS não ser uma autoridade ou organismo público, de não monitorizar regular e sistematicamente os titulares dos Dados Pessoais em larga escala e de não processar Dados Pessoais sensíveis em larga escala.

12. ALTERAÇÕES À POLÍTICA DE PRIVACIDADE

O HMB HOTELS reserva-se o direito de alterar a presente Política de Privacidade a todo o tempo.
Caso as alterações sejam substanciais, será colocado um aviso no seu site .

13. LEI E FORO APLICÁVEIS

A Política de Privacidade e a recolha, tratamento ou transmissão de Dados Pessoais são regidos pelo Regulamento (UE) 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Abril de 2016 e pela legislação e regulamentação aplicáveis em Portugal.

Quaisquer litígios decorrentes da validade, interpretação ou execução da presente Política de Privacidade ou que estejam relacionados com a recolha, tratamento ou transmissão de Dados Pessoais devem ser submetidos em exclusivo à jurisdição dos tribunais judiciais da comarca de Aveiro, sem prejuízo das normas legais imperativas aplicáveis.

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